У Львівській міській раді розроблено інструкцію з діловодства. В інструкції зазначено стандарти документування управлінської діяльності, оформлення документів, листи-відповіді на звернення громадян. Інструкцію затверджено 21 січня під час засідання виконавчого комітету Львівської міської ради.
Інструкція передбачає схему підготовки відповідей на звернення громадян. Відтак, на початку кожного листа, по центру, вказується звертання (рекомендовано вказувати ім’я, по батькові особи). Далі у листі-відповіді повинно бути вказано, що саме зроблено для вирішення проблеми, які дії здійснено: проведено перевірку, здійснено виїзд, проведено виїзне засідання комісії тощо.
Як повідомили ZAXID.NET у прес-службі Львівської міської ради, після цього вказується інформація про позитивне чи негативне вирішення проблеми. Якщо рішення позитивне, то повинно бути вказано, коли саме і як буде вирішена проблема. Якщо рішення негативне, то повинно бути чітко описано, які є інші варіанти вирішення проблеми і які додаткові кроки для вирішення проблеми мешканець може зробити самостійно.
Окрім того, у листі буде вказано, до кого потрібно звернутися для отримання додаткової інформації.
Інструкція з діловодства у Львівській міській раді встановлює загальні правила документування управлінської діяльності, її виконавчих органів (районних адміністрацій, департаментів, управлінь, самостійних відділів), установ, організацій, комунальних підприємств.
Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.