Відповідно до пункту 9 Інструкції про відрядження військовослужбовців, підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у відрядженні витрат, є розрахункові документи.
Вартість понесених витрат на найм житлового приміщення під час службового відрядження засвідчують розрахункові документи, визначені Законом України від 06.07.1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
Розрахунковими документами можуть слугувати лише:
- фіскальні чеки реєстраторів розрахункових операцій (РРО);
- фіскальні чеки програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО);
- розрахункові квитанції у випадку використання книг обліку розрахункових операцій;
- квитанції установ банку про здійснення оплати.
Що вважається витратами на відрядження:
- проїзд (зокрема, перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (зокрема, на орендованому транспорті);
- оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, прасування одягу, взуття тощо);
- найм інших жилих приміщень;
- оплата телефонних розмов;
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);
- обов’язкове страхування;
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, зокрема, будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких втрат.