Операційний менеджмент: краще для себе, краще для людей

У Львові відбувся семінар із операційного менеджменту «Forum West #Операційний менеджмент». Управлінці-практики, фахові тренери та бізнес-консультанти поділилися із представниками бізнесу знаннями щодо методів, які дозволяють покращувати операційну діяльність підприємств, оптимізувати їх витрати, максимізувати прибутки та розвивати позитивні відносини із клієнтами та партнерами на довготривалій основі.

Вища ефективність – вища конкурентоздатність

«Якщо навіть ви думаєте, що не використовуєте операційний менеджмент, ви його все одно використовуєте, лише неправильно. Якщо живеш не маючи цілі, то нічого й не досягнеш, але якщо живеш усвідомлено, ставлячи ціль, то будеш іти до її реалізації крок за кроком. Тому не використовувати операційний менеджмент – не мати успішного підприємства. Використовувати – мати успішне підприємство», – зазначила бізнес-аналітик ГО «Спілка автомати заторів бізнесу» Вікторія Ільченко.

Кожен керівник прагне зробити своє підприємство більш ефективним та прибутковим

Залежно від того, чим займається підприємство, які операції для нього ключові, обираються інструменти для покращення його оперативної діяльності. Якщо це виробниче підприємство,то йому, швидше за все, в першу чергу слід зосередитися на оптимізації виробничих функцій. Якщо торгівельне – на торгівельних. Якщо це послуги – на якості процесів їх надання, адже важливо підтримувати сталу якість.

Як оптимізувати витрати і збільшити прибуток

Скоротити витрати і збільшити прибуток підприємства – ціль, яку ставить перед собою кожен керівник, який розвиває свій бізнес. Бажання оптимізувати витрати є природнім, проте неправильний підхід може призвести до ситуації, коли скорочення витрат на 10% обернулося втратою прибутку на 30%. Щоб не досягати зворотнього ефекту від покращень у себе на підприємстві, експерти радять застосовувати бізнес-моделювання.

«Операційна діяльність – це процедури для заробляння бізнесом своїх коштів, їх завжди потрібно вдосконалювати. Операційний менеджмент дозволяє покращувати існуючу бізнес-модель, і підвищувати продуктивність підприємства. Коли проблема неоцифрована, вона існує, але ми не розуміємо її масштабів. Коли проблема оцифровується у грошах, фізичних величинах, можна оцінити її масштаб. Бізнес-аналітика дозволяє на основі ретельно зібраних даних вибудовувати робочі гіпотези, як оптимізувати той чи інших операційний процес, та перевіряти їх. У такий спосіб можна вибрати той метод покращень, який дасть найбільший ефект», – розповів партнер Nexia DK Степан Ревич.

Партнер Nexia DK Степан Ревич розповів про переваги бізнес-моделювання

Під час семінару він представив приклад компанії, яка надає в оренду кавомашини. Компанія не отримувала частини прибутку через те, що велика частка орендарів використовували «жорстку» воду та домішували свою сировину для приготування кави. Як наслідок, обладнання швидше зношувалося. Аналіз даних дозволив зрозуміти масштаби втрат, та яку економію у грошовому виразі принесе вирішення кожної із проблем, відтак запропонувати партнерам відповідні зміни у роботі. У підсумку, компанія, надаючи в оренду 3 тис. кавомашин на ринку, змогла заробити за рік додатковий мільйон гривень.

Сертифікація як гарантія якості для партнерів і споживачів

Коли внутрішні процеси підприємства ніяк не регламентовані, то результативність дуже залежить від виконавців. Одні працівники є ініціативними і наполегливими, відтак виконуватимуть свою роботу добре, інші ж – безініціативні, і можуть виконувати завдання абияк, що може обернутися невчасним або неякісним виконанням замовлень, а в підсумку наражатиме на ризик репутацію підприємства. Впровадження єдиних стандартів у роботі підприємства у ключових його процесах дозволяє мінімізувати людський чинник, та досягати високого рівня якості продукції та послуг.

«Якщо є чіткі вимоги до процесу виробництва, то працівник уже не може сказати, що я буду робити це по-своєму, бо робив так колись на попередньому підприємстві. Крім того, наявність стандартів роботи у підприємстві дозволяє пришвидшити адаптацію нових працівників, процес зміни працівників менше впливає на ефективність роботи підприємства», – розповів генеральний директор «Бюро Верітас Україна» Анатолій Звон.

Гендиректор «Бюро Верітас Україна» Анатолій Звон розказав про міжнародний стандарт ISO 9001 щодо менеджменту якості

Експерт детально познайомив присутніх із ключовими аспектами підготовки до міжнародної сертифікації за стандартами ISO.

«Сертифікація дає гарантію для іноземних партнерів, що вони отримуватимуть продукцію або послуги від вас стабільної якості на постійній основі», – прокоментував керуючий партнер юридичної компанії «Ейч.Ді.Партнерз» Володимир Глащенков.

На шляху до якісних стандартів

Проте, як зазначили учасники семінару, сертифікат якості сам по собі не буде запорукою успіху, якщо прийняті стандарти не будуть принципами щоденної діяльності компаній, і не буде чіткого усвідомлення важливості їх дотримання та постійного самовдосконалення.

«Операційний менеджмент – це та частина, яка відповідає за виконання нами планів. Можна мріяти про все що завгодно у своєму кабінеті, планувати, порозвішувати нагороди, але поки ви не зробили щось, що є вартісним і корисним для зовнішнього світу, це означає, що у вас, насправді, немає операційного менеджменту. Це перевіряється тим, скільки є людей, які звертаються до вас неодноразово, полюбили вашу продукцію і послуги, йдуть після візиту вдячними і щасливими», – зазначив професор Львівської бізнес-школи Сергій Гвоздьов.

Професор Львівської бізнес-школи Сергій Гвоздьов мотивував дивитися на свій бізнес очима клієнтів

Щоб проілюструвати це, фахівець звернув увагу на стан справ в українській медицині. За його словами, сьогодні в Україні є чимало талановитих лікарів, проте загальна система нівелює їх здобутки.

«Я не переконаний, що сам по собі перехід на платну медицину швидко вирішить усі проблеми. У цій галузі поки немає конкуренції. Люди не мають можливості оцінювати якість послуг, не апелюють до судів, коли їх родичів лікували неправильно. Клятва Гіппократа викликає хіба що посмішку, чіткого професійного кодексу, що і як має систематично відбуватися нема. У медичних закладах, і навіть з хорошою репутацією, часто бракує досконалого розуміння, що перед вами не лише «хворий», а клієнт. Лікарі не працюють командно, щоб досягнути комплексної мети, кожен виписує свій рецепт, і не обов’язково вони узгоджені. Як на швейному виробництві, коли один відповідає за пришивання ґудзиків, інший – за підкладку, а за те, як виглядатиме піджак відповідального нема. Це має змінюватися, мають змінюватися підходи», – прокоментував він.

Спікери акцентували увагу на тому, що успіхи впровадження операційного менеджменту будуть відчутними за умови, якщо і керівництво, і менеджери середньої ланки і прості працівники поділятимуть загальне прагнення працювати ефективно, вдосконалюватися та розвиватися для того, щоб вчасно і оптимально задовольняти потреби клієнтів у продукції чи послугах компанії.

Практики якісного менеджменту від лідера ринку

«Сьогодні уже замало уміти добре продавати, потрібно ще й менше витрачати, ніж твої конкуренти, щоб мати ресурси для інвестицій, для розвитку. Оптимізація операційних витрат дає можливості вивільняти кошти, які можна витрачати на розвиток, на надання нових сервісів, які потрібні цьому ринку. Такою є політика нашої компанії, за рахунок постійного вдосконалення, ми маємо можливість інвестувати у розвиток, не звертаючись за кредитами», – зазначив директор з трансформації компанії «Київстар» Ілля Польшаков.

Директор з трансформації компанії «Київстар» Ілля Польшаков вважає, що вдосконалення - це постійний процес у роботі підприємства

За його словами, прикладом оптимізації у «Київстарі», яка дозволила перетворити складний процес, що вимагав великих операційних витрат на ресурс розвитку, була відмова від паперових рахунків для клієнтів компанії.

Він зазначив, що важливо, залучити усіх співробітників компанії у безперервний процес удосконалення всіх її процесів. Тоді це стає частиною культури компанії. Працівники ж стають здатними ініціювати локальні операційні покращення на своєму рівні, коли з’являється така потреба.

Постійне вдосконалення та орієнтація на цінності

Ілля Польшаков познайомив учасників семінару з підходами lean-менеджменту (підходу, що передбачає ощадливе виробництво в основі якого є принцип: все, що не додає цінності для споживача, класифікується як втрати, і має бути усунене) та японською методикою Kaizen, вперше успішно впроваджених компанією Toyota, а тепер широко застосовуваних у світі.

Kaizen — це японська практика, яка фокусується на безперервному вдосконаленні усіх основних та допоміжних бізнес-процесів, управління, а також всіх аспектів життя організації. На неефективні витрати, починаючи від нерезультативного використання робочого часу співробітниками і завершуючи перевиробництвом продукції, у цій системі дивляться як на втрати підприємства, які необхідно мінімізувати.

Як правильно ідентифікувати та усунути втрати. Натисніть для збільшення

З цією метою кожен важливий процес розкладають на складові, аналізують його, відділяють неефективні операції, і структурують по-новому. При цьому виводять показники ефективності та запроваджують стандартні схеми виконання процесів. Дотримання стандартів підготовленими працівниками, контроль за цим та подальше поступове вдосконалення прийнятих стандартів дозволяють зробити процес підвищення ефективності постійним.

Учасникам семінару розповіли про японську систему організації і раціоналізації робочого простору «5S», яка приносить успіх як у бізнесі, так і в повсякденному житті. Система передбачає проведення сортування на потрібне / непотрібне та відмову від останнього; забезпечення максимально ефективної організації робочого простору; підтримання встановленого порядку за допомогою розроблених технологічних схем; контроль за ефективністю реалізації та подальше посилення вимог, вдосконалення вироблених стандартних процедур. Цей підхід раціонально застосовувати як до виробничих процесів, так і до процесів, у виконанні яких задіяні безпосередньо працівники.

Рекомендації щодо запровадження принципів дбайливого менеджменту від директора з трансормації компанії «Київстар» Іллі Польшакова

Також Ілля Польшаков зазначив, що підвищувати ефективність та конкурентоздатність підприємства дозволяє свідоме дотримання принципів клієнторієнтованості, врахування нових потреб та зауважень клієнтів, повага до партнерів і співробітників компанії.

Програма самовдосконалення для управлінців

Для великих компаній, які мають тривалу історію успіху операційні виклики будуть іншими, аніж для компаній, які лише розвиваються. У великих компаніях зі складною структурою та великою кількістю підрозділів важливо удосконалювати систему управління та мотивувати до самовдосконалення самих керівників.

За словами директорки з розвитку бізнесу представництва Інституту Адізеса в Україні Людмили Гегельської, прийняті стандарти у діяльності таких компаніях можуть звужувати ініціативність щодо внесення змін. Необхідний обмін думками між керівництвом, відповідальними менеджерами про реальні проблемні аспекти діяльності.

Презентація комплексної діагностики система управління компаній за методикою Іцхака Адізеса

«Система Інституту Адізеса дозволяє провести комплексну діагностику самих керівників, визначати їх сильні та слабкі сторони з погляду підприємництва, підсилити необхідні компетенції, проаналізувати існуючу систему управління, з’ясувати сфери, які потребують змін та разом із командою управлінців розробити план щодо їх ефективного перетворення. Така комплексна діагностика дозволяє вибудувати якісну матрицю відповідальності для кожної конкретної компанії», – розповіла вона.

*З усіма презентаціями спікерів семінару можна ознайомитися на сайті Forum West